新規出店【タウンプラス】送り方のすべて
昨今、コロナウイルス関係のニュースで、マスクをタウンプラスで送付しているという話を聞きませんか？
実は、この郵便局が行っているサービスは、事業主さんにとって ありがたいサービスなのです。
この春、わたしは新規出店に先駆けて、この「タウンプラス」というサービスを利用させていただきました。
そのときの手順、提出書類、注意点をまとめましたので、これから新規出店される方のお力になれればと思います。
タウンプラスを出す流れ
タウンプラスは、郵便配達員さんの協力で、新規ターゲットの元に届けられます。
地域を町丁別に指定することができるので、近隣の方だけを特別にご招待することだってできます。
タウンプラスを出すことを決めたら、大きく３つの手順を踏むことで、タウンプラスを出すことができます。
- タウンプラスを郵便局に申し込む
- タウンプラスと提出書類を作る
- タウンプラスを郵便局に出す
実際に、わたしが「DMをタウンプラスで送ろう」と決めたのは、開業日の約１か月前でした。
ここからの準備は、前職の業務と並行して行いましたが、無理することなく作業時間をつくることができました。
ただ、わたしの場合は、正しい手順を踏んでいなかったので、後に記すような問題が起きてしまいました。
あなたは、次の正しい流れでタウンプラスを利用してくださいね。
そのほうが郵便局側も助かるはずですから。
では、先ほどお伝えした３つの手順を より具体的に記しておきます。
それぞれ行うべきタイミングがありますので、時系列にそって下表をご覧ください。
なお、タウンプラスとして配送する郵便物を「DM（ダイレクトメール）」として記してあります。
| 行う時期 | 郵便局とのやり取り | DMに関して行うこと |
| 配送の ４週間前まで | ・近くの郵便局営業部に申し出る ・タウンプラス関連書類をもらう | ・予定配送日を決める ・DMを作り始める |
| ・担当者と打ち合わせる （電話やメール） | ・DMのデザインを詰める | |
| ・町丁別配達可能件数表をもらう ・配送エリア・通数・料金が決まる | ||
| ・DMを最終確認する （文字やデザインの最終修正） ・必要事項の記載を確認する ・DMを印刷する | ||
| ・印刷されたDMを確認する | ||
| ・完成したDMを見せる （持参またはメールにて） | ・添付する書類を作る | |
| 配送の ２週間前まで | ・差出計画書と内訳書を提出する | ・郵便番号ごとに把束し、 上記書類を添付する |
| ・差出票２部を DMとともに提出する | ・DMを郵便局に提出する |
タウンプラスの利用で注意すべきこと
タウンプラスに似たサービスで、「タウンメール」というものもあります。
しかし、できるだけ費用を抑えたいのであれば、時間に余裕をつくり、タウンプラスを利用したほうが安いです。
ただし、タウンプラスを利用するとき、次の６つに注意しなければなりません。
- タウンメール（配達地域指定郵便物）よりも配達にかかる期間が長いこと
（書類にて、通常配達日数＋７日程度の配達猶予を承諾する必要がある） - 書類の提出が必要であり、期日が設けられていること
- 最低差出個数が500個以上であること
- 信書（手紙や請求書）は送れないこと
- 12月15日から翌年1月14日までの間は利用できないこと
- 定形外サイズのDMで個数が少なめの場合、タウンプラスよりも安いサービスがほかにあること
タウンプラスとタウンメールに関する詳しい内容は、次の記事に書かせていただきます。
（「タウンプラスとタウンメールの違いとは？」←ただいま準備中です。今しばらくお待ちください。）
時間に余裕がないという方は、１通２円ほど高くなりますが、タウンメールの利用もご検討ください。
DMを作るときに注意すべきこと
わたしが作ったDMは、はがきサイズのものです。
ほかのサイズに比べれば、記載できる情報量は少なめです。
しかし、今回は新規ターゲットの開拓が目的だったので、まず新しくお店ができたことを知らせることに重きを置きました。
もちろん、店舗の位置や地図、ホームページアドレスも記しておき、気になった方に訪れていただけるようにしました。
裏面には、季節の挨拶文から始め、どのようなお店なのかを文章でPRしました。
では、逆に、何を書かなければ送ってもらえないか 見ておきましょう。
- 表面に「タウンプラス」または「配達地域指定冊子小包」と記すこと
- 上部に「料金別納」または「料金後納」と記すこと
- 事業名または個人名を見やすく記すこと（文字サイズ10ポイント以上）
- 住所を見やすく記すこと（文字サイズ10ポイント以上）
以上のうち いくつかは、書き忘れてしまう方がいるのではないかと思います。
DMを印刷する前の最終チェックのときに、これらの必要事項がきちんと書かれていることを見てください。
もし、印刷後に書き忘れが発覚した場合、スタンプで「書く」ことができますね。
印刷した通数分、スタンプを押さなければならないので大変ですが・・・。
印刷前に２人以上または２回以上DM全体を見て、確かめておくのが書き漏れ対策になるでしょう。
さらに、上記に加えて、はがきサイズでDMを作る場合、もうひとつ注意点があります。
表面の下半分以内にしか広告が入れられないことです。
正しく表現すると、表面に印刷されている広告部分がその面の2分の1以下でなければ受け付けてもらえないということです。
「表面にも たくさん広告を入れよう！」とお考えの方は、お気をつけください。
何万個というDMを印刷した後に、送れないと分かっても遅いですから。
不安な方は、印刷前に郵便局の担当者さんに確認してもらうとよいでしょう。
なお、はがきサイズ（定形）ではないA4サイズのような定形外であれば、その限りではないとのことです。
郵便局とのやり取りについて
キーワードは、「早めに動く」です。
なぜなら、タウンプラスの利用には、書類の提出が必要だからです。
とくに、２週間以上前に、「タウンプラス差出計画書」と、それの添付書類である「差出内訳書」を必ず出しましょう。
これらの書類の提出が期限に間に合わないと、配送予定日を変えざるを得ません。
そうすると、もしかしたら、DMの文章に違和感が出てくるかもしれません。
わたしの場合は、文頭に季節の挨拶を入れていたので、配送予定日に間に合わないと分かったときは、ヒヤヒヤしました。
また、対人の作業なので、DMを作るよりもていねいに、かつ お互いに気持ちよくやり取りできるよう心がけましょう。
どうしたらお互いに気持ちがいいかというと、書類手続きなどの作業がスムーズに終われば気分がいいはずです。
ということで、できるだけスムーズに終わらせるために、何度も担当者の方と連絡をとってください。
個人的には、最低でも５回は必要だと考えます。
わからないことがあれば、メモをしておき、忘れずに質問しましょう。
なお、わたしが担当者の方に質問した内容を、次にまとめておきました。
タウンプラスのQ＆A
わからないことは、担当者の方に連絡して確認をとりました。
次がそのときのQ＆Aです。参考にしていただければ幸いです。
Q１ 5000通以上でなくても、タウンプラスを利用できますか。
A１ 同一形状・同一重量のものが合計5000通以上でなければ利用できません。
Q２ 表面の下半分なら広告を入れても構わないですか。
A２ 印刷されている範囲が表面全体の２分の1以下であれば問題ありません。
Q３ 表面に「タウンプラス」と「配達地域指定冊子小包」のうち、どちらを記せばよいですか。
A３ どちらでも構いません。どちらか片方が別納料金マークの下に記されていれば大丈夫です。
Q４ DM作成にあたって、必要な記載事項に「依頼主の名前」とあるが、個人事業主の場合、事業所名を代わりに記載しても大丈夫ですか。
A４ 大丈夫です。住所についても、事業所の所在地で構いません。
Q５ 差出計画書に記載する差出予定日は、配達予定日のことですか。
A５ 違います。郵便局にDMをお持ちいただく日のことです。この差出予定日の14日以上前に差出計画書と内訳書をご提出ください。
Q６ タウンプラス差出票は、DMと一緒に郵便局の郵便窓口に持参すればよろしいですか。
A６ はい。おっしゃる通りです。その際、差出票は２部お持ちください。
Q７ タウンプラスの料金は、最低１通いくらですか。
A７ 最低２７円です。これは、定形内の料金の最安値です。
郵便局の担当者の方は不慣れな様子でしたが、非常に親身になって相談に応じてくださいました。
ただ、わたしが正しい手順をひとつ飛ばしてしまったのと、担当者の方に過去の資料等を渡されていた不運が重なり、予定配送日に間に合いませんでした。
最後は、営業部のリーダーさんに対応していただき、何とか事なきを終えましたが、マルッと１か月かけてDM配送の手続きをしていました。
次回は、もっと早めに動き、要領よく行います。
郵便局の方々、その節は ありがとうございました。
今後ともよろしくお願いいたします。
最後までお読みいただき、ありがとうございます。
あなた様の事業が成功することを祈って。